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PMP小知识：沟通管理计划 Communications Management Plan: 项目、项目集或项目组合管理计划的组成部分，描述了项目信息将如何、何时、由谁来进行管理和传播。沟通技术 Communication Technology: 用于项目相关方之间传递信息的特定工具、系统或计算机程序等。沟通模型 Communication Models: 说明在项目中将如何开展沟通过程的描述、比喻或图形。
项目风险管理是是一种综合性的管理活动，为了最好地达到项目的目标，识别、分配、应对项目生命周期内风险的科学与艺术。项目风险管理由以下几个步骤组成。这些步骤构成的框架能有效利用风险和项目数据来影响必要的变动，清楚地传达项目风险，并采取持续的风险管理实践，在整个项目过程中及时检测新风险并尽量减少问题。
1、完成文件编制
不能充分编制文件的项目团队对自己的项目所知甚少，就会承受更大的风险。此外，如果缺乏数据，就不能及时发现变化。
细致的项目文件让你具备确认项目计划的基础。本步骤的最终目的是设立并记录项目计划，使之符合项目目标并切实可行。
项目文件分为三类：定义文件、规划文件和阶段性项目沟通文件。
定义文件通常是最早编制的，它们包括高层项目评审、范围陈述、项目建议书、项目资助、人员配备和组织信息以及项目方法。
规划文件，比如项目工作细分结构和项目资源计划，也在项目的最早阶段编制，并在整个项目过程中，随着变动的批准和新信息的出现而不断得到补充。
阶段性项目沟通文件是在整个项目过程中积累起来的，它们包括状态报告、会议记录以及项目回顾。
项目文件具备统一、易读的格式才最有用，因此，应该采取适当的格式并持之以恒。安排专人负责文件的创建、保存和分发，确定如何及何时可以并应该改动文件。
只有当需要文件的人员随时可接触到文件，文件才有价值。在网上存储文件(附加适当的访问安全控制)是确保所有团队成员能接触并依靠相同信息开展工作的有效途径。
2、增进团队协作
完成高难度项目需要团队协作、信任以及成员之间互助的意愿。在紧张情况下，链条总是在最薄弱环节断裂。
要应对这个问题，在项目人员彼此陌生的情况下尽量减少风险，办法之一是举行项目启动研讨会。启动研讨会是旨在增进团队协作，并启动项目进程的活动。良好的启动活动能达成对项目目标和重点的共同理解，避免浪费时间和重复努力。
项目启动研讨会要及早组织。要在日程、促进者、所需信息、地点、时间以及参会人员等细节方面做足功夫。在讨论和演示文稿中，要尽力让人们对项目目标、重点、主要交付成果以及团队成员的角色与责任形成共识。
研讨会之后，要向所有参会人员提供会议成果和决定的书面总结。
3、建立管理储备
管理储备是项目风险管理的常用术语，其目的是减少不确定性。基于期望风险建立的时间与预算储备，可以使日程更为可靠。建立储备不是放宽估算，而是运用风险测评信息设置适当的缓冲，使得项目能按承诺交付成果。
建立管理储备依据两个要素：已知风险和未知风险。第一个要素来自于计划数据。未知风险则是无法预料与描述的风险。对未知风险做明确规划是不可能的，但来自以前项目的度量指标可以就风险大小提供指导。
运用项目资源分析和风险数据来确定需要多少储备。预算储备可用来加快工作，提供额外资源，或采取其他必要行动以确保日程。
既关注预算储备，又不能将其用于跟风险无关的项目变动，这可能是个挑战。
4、争取明确支持
高风险项目需要得到能够调动的一切帮助，因此，要努力为自己的项目争取并保持高优先度和看得见的支持。尤其在高风险项目中，你需要得到以下承诺：迅速解决升级的问题，保护项目团队免受冲突和非项目承诺的影响，批准所要求的任何管理储备。
争取支持的最初讨论专注于概要，因此编写清楚、信息丰富的概要至关重要。在准备用于讨论的项目信息时，要包含高层目标、里程碑项目日程表、项目评估，以及主要任务与风险概要。如果你的计划显示当前项目规划跟所要求的项目目标不匹配,你还应该有若干高层建议，描述可行替代方案。
拥有数据是成功的关键，因为在此类谈判中，力量对比不利于你。虽然资助者和经理们容易对担忧和意见置之不理，要他们忽视硬性事实就难多了。有证明文件的历史数据支持的任何项目信息都可以成为以事实为基础的目标谈判的起点。
5、确认项目计划
讨论和协商后，要确认就项目达成共识。
要使用来自于规划过程的，并经商议变动过的项目文件，以建立项目基线规划记录。在终定计划之前，要对其加以评审，以确保其在整个过程中包含阶段性风险重估活动。在这些评审中，要辨识额外的风险，并更新应变计划。
公布最终项目文件，让项目团队能在项目整个过程中使用，以管理进度。
在设定项目基线时，要固定所有具体要求。要同时设定项目范围和基线计划，必须运用既定的变动流程，才能对两者进行改变。
6、阐明变动控制程序
项目计划被接受，具体要求固定下来后，要仔细考虑所有变动再加以最后确定。决策者签署项目文件后，让项目再出现未经审核的变动是非常冒险的。虽然新信息始终围绕技术项目流动，保持要求的稳定性对项目成功至关重要。
未经管理的变动会导致日程偏离和预算问题。有效的变动管理流程中，所有变动都被认为是不必要的，除非能证明必须变动。有效控制变动的另一项要求是确保负责变动流程的人员有权推行自己的决定。变动评审者必须在项目中有足够的参与度，以有效了解变动可能产生的积极和消极影响。每个变动都要遵循提交、分析和处理流程，才能降低风险。
PMP小知识：供方选择标准 Source Selection Criteria: 买方提出的一套标准，卖方只有满足或超过这些标准，才有可能被授予合同。沟通方法 Communication Methods: 在项目相关方之间传递信息的系统化的程序、技术或过程。沟通风格评估 Communication Styles Assessment: 规划沟通活动时，用于识别与相关方开展沟通的优选沟通方法、形式和内容的一种技术。
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粤公安备案 44010602008731号